Vertragsmanagement excel vorlage

13. August 2020

Da ein Unternehmen wächst und mehr Vertragsvereinbarungen generiert, ist auch die Notwendigkeit eines zentralen Repositorys erforderlich, in dem die Daten nachverfolgt werden können. Ohne einen speziellen Platz, um Verträge aufzuzeichnen, ist es nicht ungewöhnlich, dass sie fragmentiert in E-Mail-Konten oder vielleicht in Aktenschränken gespeichert sind. Unabhängig davon, ob Sie einen manuellen Workflow für Genehmigungen oder ein automatisiertes System verwenden, das den Vertrag weiterleitet und Warnungen sendet, müssen Sie den Prozess weiterhin besichtige, damit der Vertrag abgeschlossen werden kann und Sie die Transaktion schließen können. Sie können parallele Genehmigungen (die von verschiedenen Abteilungen gleichzeitig gesammelt werden) oder serielle Genehmigungen (Abmelden, die in einem aufeinander folgenden Workflow auftreten) verwenden, um den Prozess voranzubringen. Das Vertragsmanagement berührt jeden Geschäfts- und Betriebsbereich einer Organisation. Ein konsistenter und effizienter Prozess für das Vertragsmanagement leitet und rationalisiert die Verwaltung jedes Vertrags in allen Phasen, von der Erstellung, Verhandlung über Bedingungen und Genehmigungen bis hin zur Ausführung, Leistung und Einhaltung von Lieferbestandteilen und Fristen. Stellen Sie in dieser Phase sicher, dass die Geschäftsleitung den Antrag und die Partnerschaft oder Vereinbarung unterstützt. Wenn Sie dies tun, können Sie später im Prozess nicht in Straßensperren geraten oder das Projekt töten, da es nicht mit den Zielen und der Strategie des Managements übereinstimmte. Die Verhandlungen sollten mit Vertrauen und Transparenz beginnen, um sicherzustellen, dass beide Parteien die bestmögliche Einigung erzielen. In vielen Fällen verwenden Verhandlungsführer Playbooks, die die Vertragsbedingungen, Fallback-Positionen, Klauseln, Ausgabelisten und Fragen aufschlüsseln, die beide Parteien während der Verhandlungen beantworten müssen. Hier sind die Schritte in der Verhandlungsphase: Die Inputs in dieser Phase sind die Ziele des Projekts, die Informationen über die Aktivitäten, die den Vertrag unterstützen, und die kritischen Daten. Die Ausgabe ist die erste Dokumentation, die die Informationen speichert und einen frühen Audit-Trail bereitstellt. Wenn Excel jedoch Ihr ausgewähltes System für die Verwaltung Ihrer Verträge ist, haben wir 13 separate Vorlagen erstellt, die Ihnen bei der Verwaltung aller Aspekte des Vertragslebenszyklus helfen.

Sie können diese Vorlagen kostenlos in einem einzigen Dokument herunterladen, indem Sie den untenstehenden Link verwenden. Wir hoffen, dass Sie sie nützlich finden! Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Werfen Sie einen Blick auf Ihre vorhandenen Verfahren und sehen Sie, wer wichtige Informationen enthält. Auf diese Weise können Sie ein ausgereiftes Vertragsmanagementsystem planen, entwerfen und implementieren. Beziehen Sie andere Stakeholder und Führungskräfte ein, um zu ermitteln, was funktioniert, wo Engpässe bestehen und welche Schritte zur Verbesserung der Kommunikation zu ergreifen sind. Hier sind einige Details, die Sie bei der Festlegung Ihrer Vertragsstandards, Dokumentationsanforderungen und Zeitpläne berücksichtigen sollten: Ein Großteil der Arbeit des Zuschussmanagements hängt von der Einhaltung der Bedingungen einer Finanzhilfe oder Auftragsvergabe ab. Gemeinnützige Organisationen laufen Gefahr, Finanzmittel zu verlieren, wenn sie Schwierigkeiten haben, die Bedingungen des Zuschusses einzuhalten, oder wenn sie hinsichtlich der Verwaltung des Vertrags nicht transparent sind. Hier sind einige Best Practices für das Non-Profit-Vertragsmanagement: Managing Performance: Bewerten Sie, ob die Leistungen des Vertrags den im Vertrag festgelegten Standards entsprechen, und verwenden Sie Methoden zur Leistungsverbesserung, um nicht standardmäßige Arbeiten zu beheben. Auf diese Weise kann Ihr Auge direkt auf die drängendsten Verträge gelenkt werden. Die Vertragsverwaltung wirkt sich auf alle Aspekte einer Organisation aus, einschließlich Einnahmen, Budget, Operationen, öffentliches Image und Beziehungen.

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